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助力迎新季 | 浙江东方职院实现新生入学“一件事”指尖办

作者: 编辑日期 : 2022-09-18 来源 : 信息中心、学工部 阅读次数:

新生入学一直是广大家长学生关注的焦点,作为新生与大学正式接触的第一项事务,入学报到流程关系着社会各界对学校治理服务水平的第一印象。为深入推进流程再造,减轻新生报到负担,近日,金沙全球赢家信心之选4066开展了“入学一件事”流程改革,推动入学事项优化重组。

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以信息技术为手段,以数据共享为支撑,以信息“畅通”、服务“联动”为目标,立足开学迎新实际,推出大一新生入学“一件事”掌上办理,集成了新生信息登记、财务缴费、宿舍申请、生活物品、军训服采购等17个应用,打造新生只进“一个平台”通办所有新生相关事宜的功能,有效缩短各业务部门沟通协调时间,打通新生入学报到环节上现场排队时间长、纸质材料重复审核等的痛点、堵点、难点,实现“不见面”审批、“无纸化”入学。自9月1日上线以来,入学一件事应用系统各类应用登录使用9万余人次,线上答疑1300余人次,梳理操作和业务流程说明95项。

数智先行,重塑流程

学校多次召开协调会讨论研究,对整个新生报到的需求进行全面分析,主要可分为三个方面:前期准备、线上报到、现场报到三个环节。

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“入学一件事”流程

前期准备:由学校招生办招生办寄送录取通知书及录取须知等相关材料,新生收到后,在录取须知中得知所有报到注册相关注意事项,新生下载“钉钉”App并注册后,扫码填写个人信息后加入“爱东方”专属钉,并登录学校工作台,待报到注册通道开启,新生即可在工作台发起报到流程。

线上报到:新生需要按内容模块逐个填完所有信息,包括新生信息采集、门禁人脸录入、财务缴费、军事理论课、宿舍申请、证件照采集、接站托运、返校申请等。

现场报到:对于已完成线上报到的新生,将生成学生个人报到单,学生凭报到单刷脸入校即可。对于未完成线上注册的新生,当日可前往咨询服务台,在工作人员的指引下完成线上注册流程,再进行现场刷脸报到。报到完成后,新生即可前往宿舍办理入住及领取相关物品。

数据归集,功能集成

新生入学服务系统前端集成于“爱东方”App,除了报到注册,还集成了多项新生入校的高频服务事项,如入学须知、手机选号服务、困难资助、校园风光、医疗保险、行李托运、学长知识库、疑问咨询等内容;

后端需对接多个系统,包括统一身份认证系统、财务缴费系统、银行缴费系统、考试系统、宿舍管理系统、招生系统、教务系统,所有数据将通过学校数据中心做归集。采集数据信息后,各职能部门并行办理相关业务。

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各功能模块要求

 

注重仪式,体现关怀

无论是新生的私人定制报到单、专人摄影,还是志愿者的贴心服务,都体现学校对他们的人文关怀。在报到当日,新生在校门、报到点均可定点拍摄照片,照片可以提供下载,可放入学生电子档案保存,加强学生入学的仪式感。

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“‘入学一件事’场景应用的上线,是疫情防控常态化形势下新生入学的创新模式,实现了新生入学报到流程再造、数据共享利用,使报到更有序,更有效,提升新生报到体验。”信息中心负责人说。

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